Opschonen lijst

In de gratis versie van Mailchimp kun je maximaal 2000 contacten hebben. Hierbij tellen ook de uitgeschreven contacten mee. Deze uitgeschreven en niet ingeschreven contacten kun je archiveren, waardoor ze dan niet meer meetellen voor die 2000 contacten. Dit archiveren moet je wel zelf regelmatig doen, want anders moet je je abonnement upgraden.

Hoe adressen archiveren

Om deze adressen te archiveren moet je eerst een segment maken. Volg hiervoor deze navigatie:

• Audience (bovenste menu)
• Manage Audience (dropdown rechts)
• Manage Contacts
• Even scrollen en kies voor segments

Nu ga je een segment aanmaken: klik op de knop Create Segment (rechts op de pagina).

Stel dan in
Contacts match [any] of the following conditions: E-mail marketing status [is not] Subscribed

Om deze mogelijkheden te zien moet je de dropdowns openen.

Klik dan op de button: Preview Segment. Nu zie je al alle adressen die niet geabonneerd zijn. Klik op de knop Save Segment en bewaar het segment door het een unieke naam te geven.

Adressen archiveren

Je ziet nu een bruine balk met helemaal links de naam van het segment. In deze afbeelding heet het segment: Niet geabonneerd.

Vlak naast het woord “e-mailadressen” zie je een heel klein pijltje staan, met daar weer onder de adressen.

Als je dat kleine pijltje aanklikt zie je verschijnen: Select Visible.

Als je klikt op Select Visible dan selecteer je alle adressen die je op die pagina staan. Dat kun je zien doordat er een vinkje verschijnt in het vakje voor de adressen.

• Daarna is de bruine balk blauw geworden en daarin zie je o.a. staan: Actions.
• Open het menu bij Actions en kies voor Remove contacts.

Regelmatig archiveren

Door je niet-ingeschreven contacten die toch niet kunt mailen regelmatig te archiveren of te deleten, kun je een upgrade naar een betaalde versie van Mailchimp uitstellen of de kosten van een betaald account niet onnodig laten stijgen.

Wanneer niet

Als je de adressen wilt gebruiken voor gerichte Facebook advertenties of Google remarketing advertenties via Mailchimp en je daar ook toestemming voor hebt gekregen, dan moet je de adressen niet archiveren. Want dan ga je ze daarvoor gebruiken.

Automatiseren

Het is natuurlijk wel een beetje vervelend dat je adressen telkens opnieuw handmatig moet archiveren, terwijl een listmanager als Mailchimp nou juist bedoeld is om zaken te automatiseren.

Inmiddels heeft een derde partij een tool gemaakt waarmee je uitgeschreven adressen automatisch kunt archiveren: Unaudience. Dat is een integratie die werkt via de API key.

Ik heb deze tool nog niet getest, dus ik kan je niet vertellen of het goed werkt.

Omdat deze tool adressen verwerkt, heb ik ook even nagevraagd of ze een data processing agreement aanbieden. Dat doen ze, je vindt ‘m in de voettekst van hun website.

Inactieve abonnees

Je kunt ook de kosten van Mailchimp een reduceren door inactieve abonnees te archiveren. Dit kan interessant zijn als je bijna meer moet gaan betalen voor Mailchimp. Dan kun je die extra kosten nog even uitstellen door inactieve abonnees te archiveren zonder dat je ze uitschrijft.

En als je lijst dan weer een beetje bijgegroeid is waardoor je sowieso meer moet gaan betalen, dan maakt het niet zoveel meer uit dus dan haal je die gearchiveerde abonnees gewoon weer uit het archief.

Wat als het gearchiveerde adres opnieuw inschrijft

Iemand met een gearchiveerd adres kan natuurlijk één van je landingspagina’s vinden en dan opnieuw inschrijven. Als zoiets gebeurt is dat geen probleem. Die persoon haalt zichzelf dan uit het archief en krijgt je aanbod gewoon.

Waar staan de gearchiveerde adressen

• Ga naar Audience (bovenste menu).
• Kies het Audience waarvan de adressen uit het archief wilt halen (dropdown links).
• Kies in het menu Manage Audience (dropdown helemaal rechts) voor Manage Contacts.
• Open dan het drowdown Manage Contacts in het menu dat midden op de pagina staat.
• En klik aan: View archived contacts

Als je daar gekomen bent dan staat er ook zo’n heel klein pijltje om de adressen te selecteren. Selecteer dan je adressen en klik op de knop Unarchive. Die staat aan de rechterkant van de pagina ergens bovenaan.

Gearchiveerde adressen terughalen gaat niet zo makkelijk als adressen archiveren. Als je adressen archiveert kun een heel segment tegelijk archiveren. Maar als je ze terug wilt halen kan alleen in kleine plukjes: je kunt alleen de adressen die zichtbaar op de pagina staan selecteren.

Adressen archiveren

Als je de adressen archiveert, dan blijven ze in de statistieken van je nieuwsbrieven staan en je kunt ze eventueel later weer terugzetten.

GDPR of AVG

De AVG vraagt van je dat je ook bij uitgeschreven adressen kunt aantonen dat je ze ooit mocht mailen. Door adressen te archiveren kun je dat. Later kun je ze deleten, want ook dat vraagt de AVG van je: wat je niet meer nodig hebt moet weg.

Maar zorg er voor dat je de eerste 5 jaar na verzending de adressen bewaart, want je moet de toestemming tot 5 jaar na verzending aan kunnen tonen.

Deleten

Je moet dus terughoudend zijn met adressen deleten, maar uiteindelijk moet je het wel doen. En dan moet je die adressen eerst terughalen uit het archief. En daar ligt echt een probleem, want bij gearchiveerde adressen kun je niet zien welke adressen je terug moet halen.

Voorlopig heb ik dit opgelost door alle adressen een tag met het jaartal van nu mee te geven voor ik ze archiveer. Dat helpt niet heel veel, want je kunt die tags niet zien als de adressen in het archief zitten.

Omdat dit niet echt lekker gaat zou je deze oplossing kunnen overwegen:

• Maak eerst een segment van al je uitgeschreven adressen.
• Geef ze een tag mee voor het jaar waarin de adressen zich hebben uitgeschreven.
• En archiveer ze dan.

Hoe bulk deleten

Na 5 jaar moet je die adressen terughalen en dat kan niet echt gemakkelijk, want je kunt ze niet op een kenmerk terughalen.

Maar je kunt ze wel in plukjes terughalen en dan weggooien wat weg moet. De rest zet je direct weer terug in het archief. Je moet dat niet met alle adressen tegelijk doen, want zodra je ze terughaalt moet je er gelijk weer voor betalen.

Ze zijn niet helemaal weg

Ook al heb jij ze weggegooid, ze zijn niet helemaal 100% weg. Ze zitten nog in een heel diep archief waar jij ze niet meer uit kunt halen. Maar als je probeert een één van deze adressen opnieuw in te schrijven, dan zul je merken dat dit niet kan. Deze adressen kunnen alleen nog op je mailinglijst komen als mensen zichzelf opnieuw inschrijven met dubbele opt-in.

Als je bericht krijgt van uitschrijvingen

Als je op Mailchimp hebt aangevinkt dat je een berichtje wilt krijgen als iemand zich uitschrijft, dan krijg je ook in deze situatie bericht. Mailchimp vertelt je dan dat iemand zich heeft uitgeschreven met het e-mailadres: @forgotten.mailchimp.com.

Het recht om vergeten te worden

Ben je hier omdat iemand gevraagd heeft om vergeten te worden? Hier kun je lezen hoe je het regelt als iemand vergeten wil worden.